Wat is Problem Mapping?
Problem mapping wordt vaak gebruikt bij grote(re) groepen. Op een interactieve manier zijn alle deelnemers betrokken bij het duiden van uitdagingen en deelproblemen. Een werkvorm waar iedereen betrokken is!
Laat ik het met een voorbeeld duidelijk maken. Stel ik vraag u om in mijn huis te komen. Het stinkt er. Wat zijn drie plekken die u onderzoekt? Waarschijnlijk zitten dar de badkamer, het toilet, het afvoerputje of de koelkast bij. Dat zijn de voor de hand liggende plaatsen inderdaad. Maar u gaat niet als eerste naar de zolder waar de schouw kapot is gevroren waar de kat van de buren in is gevallen en zo is gaan etc….
Bij problem mapping zoeken we dus naar de logische oorzaken maar ook naar de niet voor de hand liggende knelpunten. Het is meestal heel verrassend om te zien waar er verborgen “zere plekken” zitten!
Onafhankelijk of u sprekers heeft aangetrokken of wij zelf een forum samenstellen is de systematiek ongeveer als volgt:
Doel van Problem Mapping is om een aantal items te vinden die wij als collectief belangrijk vinden in relatie tot ons onderwerp We proberen in een (tweede) convergentieronde tevens aandachtspunten en ideeën naar boven te halen. Het vinden/ samenstellen van die items in clusters doen we interactief en vooral samen! Aansluitend zullen we in subteams dus ook proberen ideeën te vinden gerelateerd aan de uitdaging.
Er wordt aan drie tot vier mensen in een forum (we moeten samen beslissen wie die rol het beste kan vervullen) gevraagd om te reageren op een aantal prikkelende stellingen, bijvoorbeeld naar aanleiding van keynote speakers die ook hun bijdrage hebben geleverd of naar aanleiding van de actuele situatie.
Alle deelnemers in de ruimte krijgen post-its en een viltstiftje. Ze laten zich inspireren door de keynote sprekers en/of de forumleden en maken visionaire stellingen.
Ze maken statements (visionair, feitelijk, vragend) die beginnen met één of meer ‘stems’ (voorsteven van de vraag). Bijvoorbeeld “Zou het niet fantastisch zijn als….”
Ze mogen alle stems door elkaar gebruiken. Één statement per Post-it, met de viltstift opgeschreven. Er mogen vragen gesteld worden.
Na een minuut of 10-15 hebben we voldoende Post-its geschreven. We hebben ondertussen ongeveer acht tot tien lege flip over vellen opgehangen. De deelnemers gaan samen, in dialoog, de Post-its rubriceren. Als er een stuk of tien Post- its op een flipover vel hangen geven we het betreffende cluster (flip over vel) een naam. We blijven plakken tot alle Post-ist een plek hebben gekregen. Dan gaan we er nogmaals met de stofkam doorheen om te kijken of alles goed gerubriceerd is.
Uit elk cluster wordt één kernprobleem, denkrichting gedestilleerd en wellicht ook al wat oplossingsrichtingen… Dit alles geeft een andere kijk op de kern van het probleem/ uitdaging danwel toegevoegde waarde/ informatie.
In subgroepen gaan de teamleden vervolgens aan de slag met één van de clusters en bedenken ideeën voor hun onderwerp. Uiteindelijk wordt in een pitch de top drie van beste ideeën, vragen, actiepunten en vervolgstappen gepresenteerd.
De subteams krijgen duidelijke instructies.